Boekhouding & AFA Accountancy

Salarisadministratie zelf doen of uitbesteden?

Je kunt ervoor kiezen om de salarisadministratie zelf te doen of om deze uit te besteden. Als je ervoor kiest om de salarisadministratie uit te besteden, bespaart je dat in eerste plaats een hoop tijd. Je hoeft namelijk zelf alleen nog maar de urenstaten en personeelsmutaties bij te houden. De verdere verwerking van de lonen en mutaties nemen wij op ons. Daarnaast is het relatief voordelig. Bij Practical betaal je namelijk een vast bedrag per loonstrook en rekenen we geen kosten voor tussentijdse mutaties. Tenslotte doen onze professionals het denkwerk en hoef jij je niet te verdiepen in de steeds veranderende wet- en regelgeving rondom de salarisadministratie. De salarisadministratie uitbesteden brengt dus vele voordelen mee voor jou als ondernemer.

DE LOONADMINISTRATIE

Heeft u personeel in dienst? Dan moet u een loonadministratie bijhouden. Hierdoor heeft de belastingdienst inzicht in de gegevens van de loonbetalingen en uw werknemers.

WAT HOUDT EEN LOONADMINISTRATIE IN?

Voor de loonadministratie maakt u gebruik van verschillende formulieren en berekeningen. De 3 belangrijkste formulieren die u nodig heeft voor de loonadministratie zijn:

• De loonstaat
• De loonstrook
• De jaaropgave

Deze formulieren zijn van belang om de loon en verschuldigde bedragen te berekenen. Bij de loonadministratie komt meer kijken dan alleen de loon van de werknemers. Onder de loonadministratie vallen ook verminderingsbeschikkingen, loonbelastingverklaringen en door werknemers afgegeven abonnementen en kaartjes als de werknemers een onkostenvergoeding krijgen voor het reizen per openbaar vervoer. Ook beloningen zoals afdrachtverminderingen, eindheffingen en verstrekkingen, onkostenvergoedingen en onkosten voor de carpool- of vrij-vervoerregeling. Deze documenten moeten allemaal geadministrateerd zijn, waardoor het overzicht uit de computer direct helder is. De loonadministratie moet in principe 7 jaar bewaard worden.

All-in prijs v.a. €15,- euro per Loonstrook!

• Kleine vergoeding/opstartkosten of kosten voor het aanmelden van een nieuwe werknemers;
• Géén kosten voor (oproep) krachten zonder strook;
• Inclusief loonaangifte, jaaropgave, journaalposten, enz;
• We stellen uw loonstroken op 4 vaste dagen per maand op en mailen u deze samen met de loonaangfite toe;
• Geen opzegtermijn.
• Onze specialisten houden wijzigingen in o.a. het arbeidsrecht en de CAO nauwlettend in de gaten

Kosten van het uitbesteden zijn afhankelijk van taken en wijzigingen

De kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie heb je dus deels zelf in de hand. Omdat software veel automatiseert hoeft een boekhouder eigenlijk alleen werk te verrichten als er ook echt wijzigingen zijn. Denk aan een nieuw contract, salarisaanpassing, bonus of wisseling in uren.

Zijn dit soort wijzigingen er niet en heb je zelf de administratie rond ziekte- en vakantiedagen geregeld? Dan is de aangifte van de loonheffing het meeste werk en blijven de kosten van deze administratie uitbesteden meestal beperkt tot een uur per maand. De kosten van het uitbesteden van de salarisadministratie zijn dus vooral afhankelijk van hoeveel wijzigingen jij met je medewerkers maakt.

JAAROPGAVE

De jaaropgave is jaarlijkse informatie voor de belastingdienst. Informatie over het loon en de inhoudingen worden hierin vermeld. Dit word opgemaakt in Januari van elk jaar. Dit geldt ook voor medewerkers waarbij geen loonheffing wordt ingehouden. Thuiswerkers en freelancers kunnen namelijk in delen van het jaar niet onder de loonbelasting vallen. Bij betalingen aan zelfstandige ondernemers is een opgave aan de belasting niet nodig. De volgende gegevens moet volgens de belastingdienst vermeldt staan in een jaaropgave:

• Het loon dat de werknemer heeft ontvangen in het lopende kalenderjaar
• De ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen.
• Het sofinummer / BSN van de werknemer
• Het loon voor der Zvw en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage Zvw.
• Of er rekening is gehouden bij de loonbelasting/premie volksverzekeringen met de loonheffingskorting
• Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting

EEN LOONADMINISTRATIE OPZETTEN

Zoals u boven heeft kunnen lezen is de loonadministratie een ingewikkelde administratie die veel tijd in beslag neemt, waardoor dit door ondernemers vaak als een ongewenste administratief onderdeel word gezien. De uitbesteding van uw loonadministratie is een perfect manier om de tijd in andere werkzaamheden te besteden.

WAT IS EEN LOONADMINISTRATIE?

Een loonadministratie bestaat uit verschillende documenten waarin diverse berekeningen verwerkt worden. Hierbijn kunt u denken aan loonstroken, de jaaropgave en de loonstaat. Deze documenten bevatten allemaal gegevens over de lonen van (u en) uw medewerkers. Deze documenten zijn vereist om het verschuldigde loon en belasting te berekenen. Andere zaken zoals de onkostenvergoeding en reisvergoeding komen ook in documenten in de loonadministratie. Net als de normale administratie, moet de loonadministratie zeven jaar bewaard worden.

LOONSTAAT

De loonstaat is een overzicht voor de werkgever van de werknemers. Voor elke werknemer is er een loonstaat. De volgende gegevens moet u vermelden in een loonstaat:

• Loon in geld
• Loon in natura
• De fooien
• Reiskostenvergoedingen
• De verschuldigde Loonbelasting
• De premies verzekeringen
• Basisgegevens medewerker
• BSN of Sofi-nummer medewerker

LOONSTROOK

De loonstrook is een overzicht waarin het loon van de werknemer is opgesplits in diverse loonvormen. De volgende gegevens moet u vermelden in een loonstrook:

• De gewerkte of overeengekomen uren
• De periode
• Brutoloon in geld
• De samenstelling van het loon
• Het minimumloon, ook als de werknemer boven dit minimumloon verdiend
• Onkostenvergoedingen
• Vakantierechten
• Ingehouden loonbelasting, sociale premies en pensioenpremies
• Basisgegevens medewerker
• Gegevens van de werkgever

Salarisadministratie van personeel of eigen dga-salaris

Heb je een bv en dus een dga-salaris? Of wil je starten met personeel? Dan hoort daar ook een salarisadministratie bij.

Het maakt de boekhouding wat complexer, want als werkgever ben je verplicht om elke maand loonaangifte te doen en het juiste bedrag aan loonheffingen aan de belastingdienst af te dragen.

Je mag de salarisadministratie zelf doen. Als je als zzp’er eigenaar bent van een bv, en dus alleen je eigen salarisadministratie verzorgen moet, klinkt dat ook wel te doen. Maar ook voor een boekhouder is die maandelijkse loonaangifte niet veel werk.